为改进工作作风，提高办事效率，现就进一步规范请示报告、请假出差、会议室使用管理工作的有关事项通知如下。

一、请示报告工作

1.各部门要认真履行党委和行政赋予的职权，做到各司其职，各负其责，在各自职权范围内，独立负责地做好工作；要相互协调，密切配合，切实将院党委和院行政的各项工作部署落到实处。

2.各部门遇有超越自己职权范围内的事项，必须及时向院领导请示报告，不得自作主张或先斩后奏。要规范填写《山西管理职业学院请示报告单》（见附件1），由承办部门负责人提出明确意见，按照自下而上流程，由分管院领导审批后，报书记或院长批示。

3.各部门请示报告的事项涉及到其他职能部门的，应协商取得一致意见并会签，由各自分管领导审批后，报书记或院长批示。在处理院领导的批办事项过程中，涉及有关职能部门配合的，该部门须尽心尽责、认真配合，迅速及时地予以落实、解决，不得互相扯皮、推诿或拒不办理。

4.如遇分管院领导不在本市，但又须迅速处理的紧急事项，须电话或其他联系方式请示分管领导，并在请示报告单上注明分管领导意见后，报书记或院长批示。

5.各部门请示报告的事项，须会议研究的，在书记或院长签批会议研究意见后，须及时交办公室进行会议登记。

二、请假出差工作

1.书记、院长离市外出，应当互相通气，并按规定向上级有关部门报告，由办公室负责向院班子其他成员通报。

2.其他院领导和中层干部离市外出，按照《山西管理职业学院领导干部请销假制度》（晋管职院党字〔2020〕6号）进行审批备案。

3.其他教职工因公出差或因私外出的，由本人填写《山西管理职业学院教职工出差审批单》（见附件2）或《山西管理职业学院教职工请假审批单》（见附件3），按照《山西管理职业学院考勤管理规定》进行审批，并报人事处备案。

4.凡因公出差人员须提前2天到办公室报备，由办公室统筹协调。未在办公室进行报备的，计财处不予报销差旅费。

三、会议室使用管理工作

1.学院会议室包括：崇德楼1210会议室、崇德楼裙楼三层学术报告厅、崇德楼接待室等。会议室根据会议轻重缓急，遵循先登记先使用、先紧急后一般、先学院后部门的原则，由办公室负责协调安排和统筹管理。

2.各部门使用会议室，须提前1天填写《山西管理职业学院会议室使用申报表》（见附件4），明确使用时间、参会人数等信息，由办公室统筹协调。如遇临时紧急会议，各部门可先向办公室申请使用，后补齐相关手续。

3.会议室桌椅等家具由办公室统一管理，后勤处负责维修；音响等多媒体设施设备，由实训中心维护管理；会议室的各类设施设备、桌椅家具及物品，除会议和维护需要，未经办公室同意，不得随意搬动或挪作它用。

4.会议室使用部门及人员，应当妥善保管好会议室各类设施设备及物品，保持会议室的整洁，不得破坏会议室的环境卫生及公共设施。对会议室的音响和播放设备，未经办公室同意不得擅自使用，否则设备一旦出现故障，造成的后果和损失由使用部门负责。

5.各部门使用学术报告厅举办学术交流、大型集会、各类文娱活动等活动，需提前一周到办公室登记，填写《会议室使用申报表》，并制定活动的相关防火安全疏散预案，经院领导审批同意后，报办公室留存。

6.使用报告厅的部门在使用前，派专人对消防通道、消防设备、安全门等设施进行检查，保证所有安全通道的畅通，做到谁使用谁管理谁负责。使用中，须派专人负责落实安全措施，将所有安全出口锁打开，严格控制进入人员数量，维持现场秩序，确保活动安全、正常、有序进行。如有险情发生，使用部门立即疏散现场人员，并报有关部门。

7.报告厅内严禁烟火，演出文艺节目需用烟火效果时，须报安全保卫部门批准，并采取相应的防火措施。使用部门禁止随意私接电源、增加用电设备，如有特殊需要，需到后勤处申请增加临时电源，并安排电工值班。

8.报告厅在外借使用时，承接部门必须派工作人员全程在场。外来单位、个人应严格遵守报告厅的使用规定。

9.会议室使用完毕，使用部门要恢复会议室原貌，保持整洁，并告知办公室，以便对会议室进行检查，保证下一次会议正常使用。

四、本通知由办公室负责解释。

五、本通知自印发之日起施行，原请示卡、出差单、请假条同时废止。

附件1 山西管理职业学院请示报告单.doc

附件2 山西管理职业学院出差审批单.doc

附件3 山西管理职业学院请假审批单.doc 

附件4 山西管理职业学院会议室使用申报表.doc