为加强学院印章的使用管理，规范用印审批程序，维护印章的法定性、权威性、效用性，特制定本办法。

一、印章的刻制、启用与废止

第一条 各部门的印章，均依照学院机构设置的文件刻制；业务专用章因工作需要的，由部门提出申请，经分管院领导审批，学院办公室审核后方可刻制；学院各非常设机构及各部门内设机构不刻制印章。

第二条 印章刻制由学院办公室开具介绍信，到指定地点刻制。新刻印章由学院办公室验印登记并下发启用通知后方能启用。

第三条 因印章磨损变形等原因需重新刻制的，由部门申请，经学院办公室审批后方可刻制。损坏或废止使用的印章需交回学院办公室，由学院档案室处置保存。

第四条 各部门未经批准不得刻制带有“山西管理职业学院”字样的公章和业务专用章。

二、印章的管理与使用

第五条 学院办公室负责保管和使用学院钢印、学院党委印章、行政印章、院长签名章；各部门印章由各部门安排专人保管；部门有多枚印章的要集中管理。印章存放地点必须安全保险，严禁携带印章离开用印办公地点。

第六条 坚持原则，严格管理。使用印章前要核实签发人姓名、用印件内容与落款。盖印位置要恰当，印迹要端正清晰。各类材料在使用印章时，经办人均须提出申请，同意后方可用印。用印后须登记造册，明确用印内容、部门、审批人、经办人和印章管理人等信息。

第七条 有下列情况之一者，不予用印：

（一）涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的文件、材料；

（二）未经部门或领导签发批准的文件、材料；

（三）与本部门工作、业务无关的文件、材料；

（四）空白介绍信、空白证件、空白奖状等；

（五）有违背本办法或仍需核实或内容不实的。

第八条 印章使用范围及程序：

1.以学院党委或行政名义上报、下发的正式文件用印，经学院主要领导签发后方可用印。

2.各类上报材料，经有关部门审核，由分管院领导审阅、签字后，方可用印上报。

3.学院单项活动印制的各类证书、证件、奖状，经承办部门负责人审核，由分管院领导签字后，可一次性加盖学院印章或钢印。

4.办理毕业证，须经学生工作部负责人审核签名，由分管院领导、院长签字后，方可用印。

5.学生办理在校证明、学籍证明、毕业材料证明、补办学生证、党务（团员）材料证明及有关证明材料等，由学生工作部、团委审核、签章，办公室复核后，方可用印。学生办理户口证明需要的材料，由后勤保障部审核、签章，办公室复核后，方可用印。

6.各类合同、协议书、意向书、聘书等，须经承办部门负责人审核签名，分管院领导审批，院党政主要负责人或经授权的负责人审阅、签字后，方可用印。

7.申报科研项目、科研成果、科研奖励及专利申请等，由教学科研服务中心统一审核，经教学科研服务中心负责人审阅、签字，分管院领导审阅、签字后，方可用印。

8.各类常规性部门报表，由所在部门负责人审核签名，方可用印。

9.财务部门办理重要事项，须经计划财务部负责人审核签名，分管院领导审批，院长审阅、签字后，方可用印。人事部门办理人事调动等重要工作事项，须经组织人事部负责人审核签名，由分管院领导、院长签字后，方可用印。

10.教职工和学生因公出国（境），须持相关文件，由组织人事部等相关职能部门审核签名，院党政主要负责人审阅、签字后，方可用印。

11.出具介绍信，须经所在部门负责人签署意见，办公室复核后，方可用印。介绍信内容由使用部门提供。

12.教职工各类证明，须经所在部门签署意见，相关职能部门审核，分管院领导审阅、签字后，方可用印。个人身份证明原则上不予出具。

13.凡涉及到学院重大利益，对学院发展有影响的材料，以及其他特殊情况，须经院党政主要负责人审批后，方可用印。

14.使用学院法人印章、学院钢印，须经院长本人授权批准。

15.各部门印章主要用于在职责范围内处理公务，原则上仅限于校内使用、生效，严禁使用各部门印章对外签订合同及其它契约类文书。

16.寒暑假期间，学院办公室每周集中1天办理学院印章使用相关事宜，印章使用者需提前2天预约；

17.凡冠有“山西管理职业学院”字样的各部门印章和各种业务专用章，以及院领导的签名章，均适用本办法。

三、违规与追责

第九条 因印章使用或保管不当给学院造成法律纠纷、经济损失和声誉毁损的，将视情节追究有关人员责任。

四、附则

第十条 本办法自下发之日起执行，未尽事宜，由学院办公室负责解释。在本办法前学院发布的相关管理规定同时废止。